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[賽迪網(wǎng)]簡單的OA系統(tǒng),你真的用好了么
      中國的企業(yè)使用OA辦公系統(tǒng)來優(yōu)化企業(yè)的溝通、協(xié)作管理,提升執(zhí)行效率,已經(jīng)取得了非常明顯的成果。可是,在很多企業(yè),OA辦公系統(tǒng)的價值仍然遠(yuǎn)未發(fā)揮出來。

      “公司用OA三年多了,跑了不少流程,但主要應(yīng)用于行政、財務(wù)、人事這些職能部門,其它部門除了報銷幾乎不用……也并非一定要他們用,也在努力尋找他們的需求,想問一問大家在運(yùn)維的過程中,如何提升OA的價值?” 

     在國內(nèi)最大的CIO實(shí)名社區(qū)火花網(wǎng)上,某企業(yè)IT主管任先生提出了這樣一個問題:做為一個甲方的OA運(yùn)維人員,如何提升OA的價值? 

      任先生所提出的問題,其實(shí)在很多企業(yè)都存在。作為面向行政辦公,或者說組織行為管理的OA系統(tǒng),因?yàn)楹苌偕婕暗狡髽I(yè)的核心業(yè)務(wù)管理,所以在很多企業(yè)內(nèi)就像一個跑腿的“小角色”,做些文檔傳遞與共享、信息發(fā)布與交流、文件和單據(jù)的審批這樣的簡單工作,甚至在一些企業(yè),這些簡單的應(yīng)用也沒有做好。打開OA系統(tǒng),里面空空蕩蕩的,就像在裸奔。

      OA系統(tǒng)的價值顯然遠(yuǎn)不止此,OA系統(tǒng)將先進(jìn)的管理理念和辦公方式,通過軟件技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行了工具化,以事務(wù)和項(xiàng)目為中心,幫助組織建立通暢的信息交流體系、有效的協(xié)作執(zhí)行體系、精準(zhǔn)的決策支撐體系,來提高組織內(nèi)部的管理和辦公能力,建立協(xié)調(diào)統(tǒng)一、反應(yīng)敏捷的高水平執(zhí)行團(tuán)隊(duì),這正是一個企業(yè)最核心、最持久的競爭力。 

      對于任先生問題,某企業(yè)的信息管理中心主任趙先生回復(fù)了自己的三個觀點(diǎn): 

      1、OA運(yùn)用好,價值是客觀存在的,只是因?yàn)闆]有總結(jié)和表達(dá); 

      2、要想OA應(yīng)用好,又能顯性地體現(xiàn)價值,只有從存在的重要問題和重要需求出發(fā),滿足這個需求或解決這個問題角度去推動OA應(yīng)用; 

      3、發(fā)現(xiàn)和識別什么是“存在的重要問題和重要需求”,在企業(yè)里需要熟悉業(yè)務(wù),也需要一定職位,否則,你無法發(fā)現(xiàn)公司里的“存在的重要問題和重要需求”;“存在的重要問題和重要需求”可能是老板和決策層提出的問題,要有渠道了解這些問題。

      趙先生的回答顯然非常有高度,屬于一種方法論,從理論上清晰的解釋了提升OA系統(tǒng)價值的方法和思路。這種正確的思維方式,無疑是做好任何信息化工作的前提和基礎(chǔ)。 

      而來自大連華天軟件有限公司(華天動力)的馬先生也從實(shí)際應(yīng)用角度出發(fā),回復(fù)了自己的觀點(diǎn):

      不說大道理,說點(diǎn)具體的提供火花。如何提升價值要根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)、管理特點(diǎn)來做,大致來說,是否可以整合更多的業(yè)務(wù)流程進(jìn)來(這其實(shí)是OA發(fā)展的一個重要趨勢);是否可以和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成,并提供整合系統(tǒng)內(nèi)外部數(shù)據(jù)的統(tǒng)計報表(這也是重要趨勢);是否可以將文檔(知識)管理功能和論壇用好,形成知識管理和工作探討的良好氛圍,建立學(xué)習(xí)性文化和學(xué)習(xí)型組織;是否可以在OA系統(tǒng)中進(jìn)行績效考核;是否可以將供應(yīng)商或用戶的一些數(shù)據(jù)和流程整合進(jìn)來…… 

      顯然,因?yàn)槿A天動力身處OA這個行業(yè),近十年來和全國上千家用戶一起探索OA系統(tǒng)的應(yīng)用,所以馬先生對OA系統(tǒng)的應(yīng)用現(xiàn)狀、重點(diǎn)和前景都看的比較清楚。在未來一段時間內(nèi),OA系統(tǒng)應(yīng)用的重點(diǎn),或者說價值所在正在于整合、處理更多的業(yè)務(wù)流程與數(shù)據(jù),成為集辦公、業(yè)務(wù)、決策管理于一體的協(xié)同辦公平臺,成為企業(yè)信息、知識、數(shù)據(jù)、流程交匯的中心平臺。 

      筆者認(rèn)為,對于一些行業(yè)和企業(yè),如果仍然將OA系統(tǒng)完全用于行政辦公管理,也并非就是說沒有將OA系統(tǒng)的價值發(fā)揮出來。如果能夠?qū)⑿姓芾淼墓δ苡玫贸浞郑脩羰褂煤谩⒄承愿撸鸬教嵘省⒁?guī)范管理、降低成本的作用,同樣是發(fā)揮了價值。

     當(dāng)今,務(wù)實(shí)的OA系統(tǒng)廠商也都非常重視產(chǎn)品價值在應(yīng)用中的體現(xiàn),如華天動力和九思軟件,在產(chǎn)品研發(fā)和實(shí)施中關(guān)注于幫助用戶解決企業(yè)的實(shí)際問題,并實(shí)現(xiàn)全員的高效率協(xié)同辦公,這就使得用戶能夠更好的發(fā)揮OA系統(tǒng)的作用,獲得最大的使用價值。從這個角度看,OA系統(tǒng)價值的提升,也需要用戶和廠商的共同努力。
關(guān)鍵詞: 華天 OA系統(tǒng) 用好OA系統(tǒng)
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