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[中國軟件網]華天動力協同軟件六大實踐(3)：成本黑洞
[中國軟件網]華天動力協同軟件六大實踐(3)：成本黑洞
什么是企業最大的成本？
不是生產成本，而是人的成本。
人的成本中最大的是什么？不是工資和福利，而是人在工作中因效能低下而產生的隱形成本，這是一種能量極大、殺傷力極大的成本。它像黑洞一樣，無法被直接觀察到，卻會吞噬掉一個企業的所有積極工作的成果，甚至于，它讓企業根本就無法積極工作。
減少工作效能中的成本黑洞——是我們今天要說的協同軟件六大實踐之三。
什么是工作效能的成本黑洞？在上篇文章中，我們知道效能是工作速度、質量和結果的綜合考量，工作效能的成本黑洞有很多：管理混亂、流程不清、溝通不暢、浪費嚴重、目標不清、分工不明、效率低下、無法追索、推諉、延誤、返工、爭執、積怨、內耗……它們會讓企業不堪重負，舉步維艱。
無論是企業的最高管理者，還是每一級經理、每一個員工，他的工作要旨都是讓有限的資源價值最大化，因為每個人掌握的內、外部資源都是有限的，他要做的都是在本職工作中將自己的損耗降到最低，將效能發揮到最高，不要被成本黑洞吸進去，才能為企業創造最大的價值。但事實上，華天動力發現，即使是最優秀的企業，員工平均效能的發揮也沒有超過80%，甚至很多企業連50%都不到，時間在浪費，精力在浪費，人才在浪費，資源在浪費，這對企業來說是不可承受之痛。
我們來看看這些浪費是怎么產生的：
北京某大型科技公司貴陽辦事處的業務代表劉陽要參加一個大型投標，按公司的投標管理規定，他要進行一系列較為復雜的工作：
首先劉陽回到北京，填寫《投標信息單》，拿給市場經營部項目管理科科長審批，項目科長根據投標單的信息填寫了一份《法人委托授權書》，去找具有法人資格的領導請示，領導簽字同意投標，于是項目科長找到辦公室的印章管理員，請他蓋法人章，同時，印章管理員也做了“法人授權用印登記”，并讓項目科長簽字。
拿到《法人委托授權書》，劉陽馬上準備標書。由于該項目較為復雜，所以劉陽想請市場經營部招投標中心協助，他將授權書和項目相關的所有資料拿到招投標中心，請人家務必幫忙在6天內完成制作，但小李告訴他：最近全國各地的大項目都很多，招投標中心每天都加班加點的工作呢，他那份標書得排隊。
劉陽叮囑一番后返回貴陽，繼續聯絡項目事宜。
第二天上午，劉陽打電話詢問標書開始做了沒有，小李告訴他還沒有，要明天才能做，劉陽又說了一堆好話，無非是請吃飯、打保齡之類的。
第三天上午，劉陽再打電話過去，小李不在，小姚說道：小李請假了，沒看見你的材料呀，你的材料送過來了么，小李也沒說呀？劉陽說：我周一就送過去了啊。小姚說：可能是小李忘了吧，我們現在在趕總部的一個標書，你那個要等到后天吧。
劉陽有點暈了，算算時間，后天做還是來得及的，但一旦后天又出現變故呢？劉陽想起小李拿到他的投標材料時跟他說：你們業務員做項目多牛啊，請客戶吃喝玩樂，臟活累活全我們干，項目做成了，你們拿一大筆獎金，我們什么也沒有…… 劉陽明白了，招投標中心的人對他們業務員最近有些不滿，看來不能再等了，算了，自己趕回去親自做標書吧。他立刻預定當晚的機票，真是驚險，只剩一張頭等艙的機票了。
用了一天加大半個晚上的時間，總算把標書趕出來了。第二天一上班，劉陽就把標書拿到技術質量部，技術質量部的領導下達了一份《標書審核通知單》，讓指定的審核人員進行技術審核，然后到安全科進行安全方案審核，最后到招投標中心進行商務經濟標審核。期間，劉陽對標書的內容和格式上錯誤以及不規范的地方進行了反復的修正，最后，將標書打印成六份，找到辦公室的印章管理員給標書蓋章，然后裝訂、密封，終于按時提交了標書。
但劉陽總覺得這次投標太匆忙了，而且這幾天自己回來做標書，未能跟客戶進行更充分的溝通和交流，導致在一些關鍵環節上心里沒譜，標書并不是很完美。果不其然，15天后，忐忑的劉陽接到消息，自己落標了。
我們看看這些工作里面存在什么問題呢？
1. 《投標信息單》應該可以在外地向公司提出申請，這樣如果公司不同意，就沒有必要來回跑而浪費時間和差旅費了；
2. 《投標信息單》可以直接生成《法人委托授權書》，這樣項目管理科就沒有必要重新填寫一份文件；
3. 《法人委托授權書》經領導簽字、辦公室蓋章后可以直接由辦公室存檔，這樣就沒必要再單獨填寫一份“法人授權用印登記”；
4. 《法人委托授權書》、《投標信息單》可以直接生成一份《標書制作通知單》流轉到招投標中心，這個通知單上應記錄投標資料、接收日期、完成日期、制作要求等內容，防止招標中心遺忘、推諉、延誤，既方便其合理安排時間，也方便委托人和領導人對制作進度進行監控；
5. 標書制作完成后，應該可以同時進行技術審核、安全方案審核、商務經濟標審核，審核完畢自動匯總到最終的標書成稿；
6. 將中標信息與績效考核掛鉤，若中標，則給標書制作人員相應的獎勵，以提升其工作積極性；
7. 該項目的所有相關信息俊可以自動記錄，關聯檢索，匯總統計，不需要人工整理……
以上這些工作首先需要企業制定相應的管理規范，其次需要協同軟件這樣的管理工具來輔助執行。如果劉陽通過協同軟件來發起一個投標管理流程，那么將會是另一番完全不同的景象：他在網上實現遠程審批、遠程監控，以及標書審核的分流與合并，不需要來回折騰，找這找那，他能夠有時間和精力與客戶進行更有效的溝通，并及時將信息反饋給總部，將標書做得更好。對劉陽來說，他最大的效能和績效來自于和客戶的溝通，而不是制作標書，更不是裝訂打印。
通過協同軟件，我們可以輕松解決上面提到的7個問題，減少大量重復工作、手工操作、等待時間和資源損耗，將時間成本、差旅成本、人力成本降到最低，將人的效能發揮到最高。華天動力認為，效能低下的主要原因在于溝通不暢和流程混亂，而解決這個問題正是協同軟件的強項，它通過建立暢通的溝通渠道和優化流程來提升組織的執行效能，以技術手段架設組織的“即時工作系統”，培養組織高效的執行文化，讓組織走向高效執行的良性軌道。
讓正確的人，以正確的方式，做正確的事情，將每個人的工作效能最大化，正是協同軟件帶給企業的重要價值。
關鍵詞:
華天
OA系統
六大實踐
